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HOA董事会成员应注意沟通

更新2019年3月1日-下午3:30

我们每天都在交流,无论是电话交谈,电子邮件还是信件。作为社区管理者和房主协会董事会成员,我们在向居民发送治理文件,预算和财务报告时进行沟通。言语变得很重要,我们所说的话,怎么说的话,何时说的话以及我们如何分散说的话,可能意味着成功或不成功地捍卫我们的行动是有区别的。

内华达州修订法规116和NAC 116具有许多与通信有关的准则,这些准则被视为私人或机密信息,也被视为公共信息。本文探讨了通信以及NRS 116和NAC 116的法律和法规。

NRS 116A.640(1)规定,社区管理人员不得披露与客户有关的机密信息,包括客户的业务和财务记录,除非客户书面同意披露,但被要求披露的除外根据法律或法院命令提供的信息。董事会在NAC 116.405(4)中有类似章节,指出除非法律或法院命令要求,否则董事会将不会披露与房主,董事会成员,高级职员,雇员或授权代理人有关的机密信息除非该个人已同意,否则该协会。

我们每天都会听到此投诉。该协会对我的隔壁邻居的侵犯行为正在做什么?我们的回应:“该信息被认为是机密的。”

NRS 116.31175(与第4b条中的记录的维护和可用性有关)指出,与另一位房主有关的记录(包括房主在批准过程中向协会提交的建筑计划或规格)被视为机密。法律的这一部分还包括协会的人事记录’的雇员,有关工作时数和报酬的记录除外。法律的这一部分不适用于社区管理公司的员工。根据第4c节,任何正在开发中的文件(包括会议记录,储备金研究报告和预算)均由董事会进行最终审议,但尚未列入最终批准议程中,也被视为机密文件,房主无法获取。

通常,一个房主抱怨另一个后来又有听力障碍的房主会想知道董事会在执行会议上所采取的行动。 NRS 116.31086与与执行会议议程相关的通信有关,这些通信被视为机密信息,例如与诉讼有关的律师通信或社区经理’s or employee’性格,涉嫌不当行为,身体或精神健康。此外,另一房主的违规和违法行为也被视为机密。

我最近刚收到我的专栏电子邮件,内容涉及选举过程和两名候选人的发言。读者认为这些言论是诽谤性的,并询问我自协会成立以来是否应举行新的选举’的时事通讯发表了声明。什么是协会’s role?

NRS 116.31034(9)指出,该协会将分发候选人’代表候选人向每个房主进行选票披露,但有一个例外。如果公开内容包含被认为具有诽谤性,诽谤性或亵渎性的信息,则该协会无义务发布任何信息。

法律还允许候选人提交一份一页的信息性声明(NRS 116.31034 17),协会将向其发送其会员资格,但声明中不得包含任何诽谤性,诽谤性或亵渎性信息。有时这构成了“debate”社区经理和董事会,尤其是对运行连任的董事会成员之间。有时,候选人会发表声明,声称对协会的管理不当或协会资金的管理不当或现任董事会成员的无能。这些说法是否会引起诽谤或仅仅是其他房主的意见?那候选人的个人陈述呢“x”骗子,不能被信任吗?协会或社区经理在什么时候编辑候选声明,或者该声明将返回给候选者进行修订?法律对协会应采取的具体行动保持沉默。协会应采取适当行动,从其法律顾问那里获取书面意见并遵循该意见。

通常,协会通过通讯,杂志,网站和公告板进行交流。这些沟通形式代表了这种联系’的官方出版物。有时候,协会会使用官方出版物说服房主支持某个项目,例如将绿化带转变为耐旱景观,或者为房主做好大幅度增加其评估或为进行特殊评估或评估的准备。修改其管理文件。

NRS 116.31035允许“equal space” from those homeowners who are opposed. The law states upon request 和 under the same terms 和 conditions that provide 平等的空间 of the opposing views 和 opinions of a unit owner of the association. This equal opportunity also applies to closed-circuit television if the association has such a system used for communication to its membership. Under this statute, the association, board members, employees, agents (community managers) are immune from criminal or civil liability for any act or omission that could arise out of the publication or disclosure of any information related to any person 和 which occurs in the course of carrying out any duties required with this statute.

如果我不包括社交媒体的话题,那我会很失落。董事会或个别董事会成员参加讨论是不可行的。通常,我从个别董事会成员那里听到我的意见是我的个人观点,并不代表协会。就公众而言,您的发言反映了董事会。如果社交媒体上的讨论水平真正达到了误传的阶段,那么该协会应依靠其官方出版物来解决这些问题。

最后,请注意您的电子邮件通信。请记住,不希望将机密通信透露给第三方。披露可以放弃保密特权。

芭芭拉·霍兰(Barbara Holland)是一名认证的物业经理,经纪人和监督认证的协会经理。问题可以发送到[email protected]

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